使用权责发生制和企业会计进行记录

我认识的人(除了一些会计)都不喜欢做记录.  更少的人真正喜欢归档、分类和组织记录.  I mean, why isn’t a shoebox good enough?!   A shoebox is a decent start, 但是你的记录系统应该允许你及时准确地获取你需要的信息, in the form that you need.  你的记录中的信息对你做出管理决策和分析你的运营有很大的帮助.

你的档案系统应该帮助你收集以下有用的信息:

• Legal Issues
  • Deeds, titles, contracts, bylaws, licenses, certifications, transition plans, estate plans, buy/sell agreements, partnership agreements, labor policies/handbooks
• Production Issues
  • Pesticide use, herd health, nutrition, genetics/breeding, cattle inventories, feed inventories, supply inventories, crop yields, soil tests/surveys, customer lists, supplier lists
• Financial Issues
  • Balance sheets, income statements (P&L)、现金流量预算、企业预算、应付/应收账款、盈亏平衡价格 & yields, insurance policies, debt documents, repayment schedules, financial ratio analysis, retirement & investment statements
• Personal Issues
  • Wills, power of attorney, advance medical directives, emergency contacts, income tax records, credit card records, household records, birth certificates, passports, Social Security cards
• Credit Histories

农场和小企业应该尝试将两个主要特征纳入他们的记录系统:

Accrual Accounting

这是一种更准确的记录收入和支出的方法.  它只需要开始和结束的资产负债表——你应该已经准备好了!  大多数十博体育APP官方网站机构更喜欢使用权责发生制会计或权责发生制调整会计进行分析.  这可以帮助他们更清楚地了解业务的实际盈利能力, 它消除了以现金为基础的会计制度(预付费用)中常见的税收变动对盈利能力的影响, build-up of accounts receivable, etc.).

Enterprise Accounting

This is HUGELY important to managers!  它是一种将收入和费用直接分配给适当企业(玉米)的方法, hay, cow/calf, etc.)，而不仅仅是记录整个农场的总数.  这使得管理者可以看到他们农场或企业各个方面的盈利能力.  它还允许他们计算每个企业的盈亏平衡价格和收益.  企业会计是管理人员可用的最强大的工具之一!

随着时间的推移，一个有组织的记录系统会成为你最好的朋友.  但这是一种你必须努力维持的友谊.  这需要时间、练习、自律和坚持.  要弄清楚什么适合你，什么不适合你，需要一点尝试和错误.   这里有一些建议可以帮助你建立一个可用、准确、不太耗时的记录系统.

在你忙得不可开交之前，咨询一位有农业或小型企业运营经验的会计师，以适当地设置你的系统.  听取会计的建议，建立一个有效的系统，将满足您的需求.  第一次就把事情做好要比回头去改正错误要好得多, or worse yet, make decisions based off incorrect information.

• 找到一个你喜欢和理解的系统，并愿意一直使用.  如果你不喜欢这个系统或者不理解它, 你不会使用它——你只是浪费了宝贵的时间和精力.
• Start simple and gradually improve your system.  这意味着您应该从覆盖您的操作的绝对最低要求的系统开始.  Once you are comfortable with that system, 慢慢地改进它，从你的记录中获得更多有用的信息.  不要试图马上实施一个全面的系统——它太吓人了，你会犯太多的错误.  Keep it simple! 
• 把记录保存的责任分配给一个人.  这有助于防止事情从裂缝中掉出来.  它还减少了不一致、冗余和常见错误.  However, 运营中的每个人都需要与“记录管理员”一起工作，以确保他/她获得所需的信息, in the manner that it’s needed, in a timely manner.  Trust me, this will reduce everyone’s headaches!
• 把你的记录系统看作是一个管理工具，而不是税务和贷款的“必须做的”.  在您现有的记录中有海量的强大信息，可以帮助您做出更明智的决定.   It can help you determine: where you are making money and where you are losing money; the minimum price you need to receive to cover your costs; your financial strengths & weaknesses; potential problems you may be facing, etc. 

你的记录保存系统可以为你提供宝贵的信息，帮助你成为一个更好的管理者.  试着不要把它当作一种必要的邪恶——相反, 对待它要像对待作物和牲畜的生产计划一样认真.  当您将记录放入系统时，可能看起来不是很有趣, 但你会有一个爆炸使用的信息是坐在你的记录!

This post is written by Dr. 亚历克斯·怀特，弗吉尼亚理工大学乳品科学兼职教授.  You can reach Dr. White by email at axwhite@vt.edu.